Nicht jede Information darf in ein KI-System. Vier Kategorien helfen bei der Einordnung: Personenbezogene Daten sind Namen, Kontaktdaten, Kunden- und Beschäftigtendaten; sie unterliegen der DSGVO, der europäischen Datenschutz-Grundverordnung. Geschäftsgeheimnisse sind Kalkulationen, Strategien, Verträge und nicht veröffentlichte Zahlen. Vertrauliche Unterlagen Dritter sind Kundendokumente, Partnerverträge und eingestufte Dokumente. Öffentliche Inhalte wie Gesetzestexte, veröffentlichte Berichte oder die eigene Website sind unkritisch.
Warum der Zugang den Unterschied macht: Die Eingabe in ein KI-System ist eine Verarbeitung im Sinne der DSGVO, und personenbezogene Daten dürfen nur mit Rechtsgrundlage verarbeitet werden. Beim freigegebenen Unternehmenszugang bestehen ein Auftragsverarbeitungsvertrag und eine definierte Zweckbindung; bei frei zugänglichen Diensten ohne Vertrag fehlt beides, die Eingabe ist dort regelmäßig unzulässig. Geschäftsgeheimnisse sind nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz nur geschützt, wenn angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen bestehen; die Eingabe in einen Dienst, der Eingaben zu Trainingszwecken auswerten darf, kann diesen Schutz gefährden. Bei Unterlagen Dritter binden zusätzlich vertragliche Vertraulichkeitszusagen. Im Zweifel gilt die strengste anwendbare Regel.
Diese Einordnung ist eine Orientierung. Verbindlich ist die interne Richtlinie Ihres Hauses (Einheit 11), die etwa für besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO (zum Beispiel Gesundheitsdaten) oder für Sachverhalte unter dem Bankgeheimnis strengere Vorgaben machen kann.
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