Alles bisher war Prinzip; verbindlich ist, was Ihr Haus konkret regelt. Die interne KI-Richtlinie beantwortet typischerweise fünf Fragen: Welche Systeme sind freigegeben, und für welche Einsatzzwecke? Welche Datenkategorien sind erlaubt oder ausgeschlossen? Wie läuft der Freigabeprozess für neue Einsatzzwecke, und wer ist die Ansprechstelle? Wann muss KI-Nutzung gekennzeichnet werden? Und wer sind die Ansprechpartner für KI-Koordination, Datenschutz und IT-Sicherheit?
Ihr Haus ergänzt an dieser Stelle die konkreten Inhalte: die Liste der freigegebenen Systeme mit Einsatzzweck, die Verweise auf die maßgeblichen Richtlinienkapitel, den Freigabeprozess und die benannten Ansprechpersonen. Solange diese Angaben hier noch als Platzhalter stehen, gilt der Arbeitsauftrag unten: Suchen Sie die Richtlinie selbst.
Besonders wichtig ist der Freigabeprozess: Wenn Sie einen neuen Einsatzzweck haben, der nicht geregelt ist, fragen Sie die benannte Stelle, statt zu improvisieren. Das ist der legitime Weg, den Spielraum zu erweitern. Auch die „kommt darauf an“-Fälle aus dem Schnellcheck (Gremienunterlagen, Kundendaten in Analysen) löst erst die Richtlinie verbindlich auf.
Und wenn bereits etwas schiefgelaufen ist, etwa eine unzulässige Eingabe oder eine Datenpanne? Dann gilt: melden statt vertuschen. Ansprechpartner sind der Datenschutzbeauftragte und die in der Richtlinie benannte KI-Stelle. Eine schnelle Meldung begrenzt den Schaden und verschafft Ihrem Haus die Zeit, die es braucht; bei Datenpannen gilt nach der DSGVO eine Frist von 72 Stunden für die Meldung an die Aufsicht. Eine ehrliche, frühe Meldung ist kein Karriererisiko; Vertuschung ist eines.
Diese Einheit ist ein Parametrisierungspunkt: Sie wird je Haus mit der aktuellen Richtlinienversion, der Systemliste und den Ansprechpartnern befüllt. Prüfen Sie im Zweifel, ob Ihnen die aktuelle Fassung der Richtlinie vorliegt.
Was ist unklar geblieben? Halten Sie es hier fest. Ihre Fragen erscheinen gesammelt auf der Modul- und Startseite und auf Ihrer Ergebnisseite.
